Come ben sa chiunque operi nel settore della qualità, è ora disponibile una nuova versione della norma ISO 9001. Gli standard ISO interessano quasi ogni aspetto delle nostre attività e contribuiscono a rendere il mondo un luogo più sicuro ed efficiente. Ciò rende necessario valutarne l’efficacia e apportare modifiche volte a promuovere il miglioramento continuo, sia all’interno delle nostre organizzazioni che nell’intero settore.Comprendere l’impatto della norma revisionata sulla propria organizzazione può rivelarsi un compito arduo. Noi di PJR desideriamo accompagnare i nostri clienti – attuali e potenziali – verso questo nuovo standard; a tal fine, abbiamo elaborato una serie di FAQ semplificate per rispondere alle domande più frequenti e illustrare le misure da adottare fin da subito in vista dell’imminente cambiamento.. Oltre a queste FAQ, PJR offre anche una panoramica delle modifiche tramite il webinar dedicato alla norma ISO 9001:2026; è possibile iscriversi facilmente all’indirizzo http://www.pjr.com/upcoming-webinars.

Domande Frequenti sulla ISO 9001:2026

Perché la norma ISO 9001 sta cambiando di nuovo?

Il motivo principale di questa revisione della ISO 9001 è l’aggiornamento precedentemente apportato dall’ISO allo Schema di Alto Livello (Annex SL). Il cambiamento più importante avvenuto a quel livello è stata l’introduzione del concetto di “cultura”. Nella ISO 9001 questo concetto si manifesta come “Cultura della Qualità”. Questo requisito è stato inserito in diversi punti della ISO 9001 (comparendo 13 volte in totale, inclusi 4 riferimenti nella parte soggetta ad audit). Il concetto di base può essere riassunto nell’idea che un’azienda certificata ISO 9001 debba puntare a trasformare le proprie attività di gestione della qualità in una  “cultura”, ossia in una parte integrante della vita aziendale. L’altro aggiornamento significativo di questa revisione è l’introduzione del tema del cambiamento climatico nello schema di alto livello. Abbiamo incluso qui sotto una sezione di Domande e Risposte dedicata a questo argomento.

Qual è la tempistica prevista?

La nuova norma è stata pubblicata il 16 settembre 2026. Il GAC (l’organizzazione che gestisce le certificazioni ISO 9001 a livello generale) ha indicato che concederà un periodo di transizione di tre anni e utilizzerà i marcatori di “fine mese” per le scadenze importanti. Questo significa che la norma ISO 9001:2015 diventerà obsoleta il 30 settembre 2029. Di conseguenza, tutte le certificazioni ISO 9001:2015 rilasciate dalla fine del 2026 in poi dovranno riportare una data di scadenza fissata al 30 settembre 2029.

Le aziende potranno ottenere una nuova certificazione (tramite un audit di Stage 2 o di Rinnovo) secondo la ISO 9001:2015 fino al 30 marzo 2028 (che rappresenta il punto intermedio della tempistica di transizione). Le aziende saranno tecnicamente autorizzate a effettuare audit di sorveglianza secondo la ISO 9001:2015 fino al 30 settembre 2029, ma PJR cesserà di offrire audit di qualsiasi tipo secondo la ISO 9001:2015 a partire dal 30 giugno 2029.

I nostri audit sono normalmente previsti per fine luglio, e il periodo di transizione termina a settembre. Perché la nostra azienda non può svolgere il proprio audit di transizione a fine luglio 2029?

Sebbene sia vero che il periodo di transizione non termini fino al 30 settembre 2029, non è sufficiente che l’audit venga condotto entro tale data. Se durante l’audit vengono rilevate non conformità, queste devono essere gestite con azioni correttive, e il Comitato Esecutivo di PJR (organo decisionale) deve esaminare e approvare il fascicolo di audit entro la scadenza di transizione. Un audit svolto a fine luglio 2029 probabilmente non lascerebbe tempo sufficiente per completare questo processo. Pertanto, la vostra organizzazione potrebbe scegliere di effettuare la transizione a luglio 2027, luglio 2028, oppure optare per un audit anticipato nel 2029, ad esempio a maggio o giugno, per lasciare tempo sufficiente al completamento del processo post-audit.

Tutti gli audit di transizione devono essere completati entro 90 giorni dalla data finale di transizione del 30 settembre 2029. Pertanto, tutti gli audit di transizione devono essere completati entro il 30 giugno 2029.

La nostra organizzazione non è ancora certificata. Stiamo lavorando all’implementazione della ISO 9001:2015 da un po’ di tempo. Possiamo comunque richiedere la certificazione secondo la versione 2015 della norma ed effettuare la transizione in seguito?

PJR comprende che potrebbe essere stato svolto molto lavoro in preparazione alla certificazione secondo la ISO 9001:2015. Conformemente ai requisiti del GAC, consentiremo audit iniziali secondo la versione 2015 della norma fino a diciotto mesi dopo l’inizio del periodo di transizione, ovvero fino al 30 marzo 2028.

Tenete presente che la ISO 9001:2015 diventerà obsoleta il 30 settembre 2029. Pertanto, la data di scadenza di qualsiasi certificato 2015 rilasciato dopo la pubblicazione della ISO 9001:2015 sarà il 30 settembre 2029. Potrebbe quindi sembrare che alla vostra organizzazione non venga concesso un certificato completo di tre anni. Tuttavia, dopo una transizione riuscita alla ISO 9001:2026, la data di scadenza del vostro certificato verrà modificata per riflettere una certificazione completa di tre anni.

Se abbiamo un audit di Rinnovo all’inizio del 2027, dovremmo semplicemente pianificare di svolgere quell’audit secondo la ISO 9001:2026?

Si tratta di una decisione strategica che ogni azienda deve prendere autonomamente, ma vi sono alcuni punti chiave da tenere presenti.

• Se avete avuto modo di esaminare il vostro sistema di gestione rispetto ai requisiti rivisti e vi sentite pronti, potete certamente richiedere che il vostro prossimo audit di rinnovo venga svolto secondo la ISO 9001:2026.
• Far coincidere la transizione con il normale audit di rinnovo è la soluzione ideale, ma non è in alcun modo obbligatorio.
• Potete certamente svolgere il vostro Audit di Rinnovo 2027 secondo la ISO 9001:2015 e completare successivamente un audit di transizione alla ISO 9001:2026 nel 2028 o nel 2029.

È meglio iniziare la transizione prima??

Come descritto nella domanda precedente, è importante evitare di aspettare fino all’ultimo momento. Tuttavia, non vi è alcuna differenza tra effettuare la transizione, ad esempio, ad aprile 2027, aprile 2028 o aprile 2029. Un certificato ISO 9001:2015 resta valido fino alla fine del periodo di transizione. Un certificato ISO 9001:2026 non deve in alcun modo essere percepito come migliore rispetto a un certificato ISO 9001:2015 prima della data di obsolescenza di quest’ultima norma.

Cosa succede se la nostra organizzazione non effettua la transizione in tempo?

Se la vostra organizzazione non svolge un audit di transizione prima della fine del periodo di transizione/data di obsolescenza della ISO 9001:2015, non sarete più certificati a partire dalla fine del periodo di transizione. Per ottenere la certificazione secondo la ISO 9001:2026, dovrete ricominciare con un audit iniziale (Stage 1 e Stage 2).

Se la vostra organizzazione svolge l’audit di transizione ma il fascicolo di audit non viene chiuso prima della fine del periodo di transizione/data di obsolescenza della ISO 9001:2015, un certificato ISO 9001:2026 verrà rilasciato non appena sarà possibile chiudere il fascicolo. Ciò significa che vi sarà un’interruzione nello stato della vostra certificazione. Il nostro Ufficio Pianificazione Audit lavorerà con voi per garantire la tempestiva programmazione di eventuali audit di transizione che si svolgano nella parte finale del periodo di transizione, al fine di evitare questa spiacevole situazione.

Quali sono i cambiamenti critici?

PJR ha predisposto una presentazione separata che offre una panoramica delle modifiche alla norma. La sintesi di tale documento può essere riassunta così: “nulla di significativo”. Gli aggiornamenti relativi alla Cultura della Qualità e al Cambiamento Climatico sono, francamente, gli unici  a comportare un impatto, seppur minimo. Vi sono altre modifiche più sottili, ma nessuna di esse dovrebbe avere un impatto significativo per un’azienda già certificata secondo la ISO 9001:2015.

Che cos’è l’Annex SL, e cosa ha a che fare con la ISO 9001?

L’Annex SL è una parte del documento ” Direttive ISO/IEC Parte 1 – Procedure per i lavori tecnici – Supplemento ISO consolidato – Procedure specifiche per l’ISO”. Questa norma regola e controlla il processo di sviluppo, aggiornamento ed emissione delle norme pubblicate dall’ISO.

Il testo completo della Directives Part 1, inclusa la sezione Annex SL, è disponibile qui: https://www.iso.org/sites/directives/current/consolidated/index.html

L’Annex SL può essere considerato come uno schema articolato in dieci sezioni, utilizzato per tutte le norme ISO. Promuove (tra le altre cose) l’adozione di termini comuni e definizioni fondamentali per mole delle voci utilizzate nella famiglia di norme ISO. È proprio grazie alla struttura obbligatoria dell’Annex SL che le organizzazioni potranno ottenere più facilmente certificazioni multiple, come ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, poiché ciascuna di queste norme avrà le stesse 10 sezioni e gli stessi termini e definizioni fondamentali.

Siamo certificati già da molto tempo e le nostre procedure sono ben consolidate: dobbiamo comunque modificarle?

L’analisi di PJR ha concluso che, per la maggior parte delle aziende certificate secondo la ISO 9001:2015, l’impatto della norma revisionata sarà minimo e facilmente gestibile. È importante tenere presente che l’ISO mira a  rendere la norma ISO 9001 ancora più inclusiva. Si desidera che continui a diffondersi in nuovi settori e diventi ancora più semplice da utilizzare rispetto ad oggi. Imporre a un’azienda di ristrutturare radicalmente il proprio attuale sistema ISO 9001:2015 non è coerente con questo obiettivo.

Ditemi di più sul nuovo requisito relativo al “Cambiamento Climatico”

In realtà, questo requisito non è nuovo. È stato originariamente pubblicato come emendamento ufficialmente vincolante alla ISO 9001:2015 nel 2024. Nonostante quanto affermato da alcune fonti, i requisiti relativi al “cambiamento climatico” nella ISO 9001:2026 sono molto limitati. Possono essere riassunti così:

Tutte le aziende certificate ISO 9001 devono considerare il cambiamento climatico come una questione potenzialmente rilevante per il proprio sistema di gestione della qualità e agire di conseguenza.

Va notato che è assolutamente possibile per un’organizzazione concludere che il cambiamento climatico non abbia alcuna rilevanza per essa o per le proprie parti interessate; PJR ha semplicemente bisogno di poter visionare le evidenze di come si sia giunti a tale conclusione.

Il nostro personale dovrà completare una formazione particolare per la  transizione?

Dipenderà dall’entità delle modifiche apportate al vostro sistema di gestione per la qualità, ma in linea di massima sì, sarà necessario fornire una qualche forma di formazione specifica per la transizione al vostro personale.

Come minimo, PJR si aspetta che venga fornita una formazione di sensibilizzazione sulla nuova norma, oltre a una valutazione dell’impatto della nuova norma sui vari processi e sul personale. Tuttavia, è del tutto plausibile che la maggior parte del vostro personale non avverta alcun effetto derivante dalla transizione della vostra azienda alla ISO 9001:2026.

E per quanto riguarda i nostri auditor interni? Dovranno completare una formazione di transizione?

L’audit interno è considerato alla stregua di qualsiasi altra competenza richiesta all’interno di un sistema di gestione per la qualità. Nello specifico, spetta all’organizzazione determinare le competenze necessarie per i propri auditor interni, nonché le modalità per acquisirle.

In termini più semplici, ciascuna organizzazione dovrà decidere autonomamente in che misura sarà necessaria la formazione per la transizione. È del tutto plausibile che un team esperto di auditor interni possa completare un periodo di autoformazione e transitare con successo verso l’audit ISO 9001:2026. Come è sempre stato, la competenza dei vostri auditor interni sarà valutata in base all’efficacia complessiva del vostro processo di audit interno.

Anche le altre norme (AS9100, IATF 16949, ecc.) verranno aggiornate?

Tutte le principali norme specifiche di settore, tra cui IATF 16949, AS9100 e TL9000, hanno manifestato l’intenzione di effettuare la transizione e mantenere l’allineamento con la ISO 9001. Le tempistiche per questi altri aggiornamenti normativi non sono ancora del tutto note al momento, ma per tutte e tre sembra probabile una data di pubblicazione nel 2026 o nel 2027. Attualmente, l’unica norma importante che non prevede un aggiornamento è la ISO 13485:2016.

Quali passi possiamo intraprendere fin da subito?

PJR raccomanda di adottare le seguenti misure per la transizione alla norma ISO 9001:2026:

• L’Alta Direzione deve effettuare una revisione completa della norma ISO 9001:2026 per individuare le lacune da colmare.
• Deve essere sviluppato un piano di attuazione che definisca le responsabilità.
• Tutti i documenti del sistema di gestione per la qualità (incluso il manuale della qualità e leprocedure, se applicabili) devono essere aggiornati per riflettere eventuali processi nuovi o revisionati.
• È necessario completare tutta la formazione di sensibilizzazione e transizione.
• Deve essere stato completato un audit interno dell’intero sistema, seguito da un Riesame della Direzione.
• Le Azioni Correttive relative a tutti i rilievi dell’audit interno devono essere in corso o completate.
• Coordinarsi con PJR per la pianificazione delle modalità di transizione.

Sarà necessario del tempo di audit aggiuntivo per il mio audit di transizione?

Potenzialmente sì, ma solo se prevedete di effettuare la transione in occasione di un audit di sorveglianza. Ciò si basa sulle indicazioni fornite dal GAC, che stabiliscono quanto segue: “Nel determinare se sia necessario del tempo di audit aggiuntivo, l’organismo di certificazione deve considerare, come minimo, l’entità del cambiamento apportato al sistema di gestione del cliente.”

Se prevedete di effettuare la transizione durante un audit di sorveglianza, riceverete da PJR un breve questionario preliminare; questo ci consentirà di valutare l’impatto della norma ISO 9001:2026 sul vostro sistema di gestione qualità. Poiché gli audit di sorveglianza hanno generalmente una durata inferiore rispetto agli audit di rinnovo, e sulla base di quanto emerso dal questionario, potremmo concludere che sia necessario aggiungere  del tempodi audit.

Se prevedete di effettuare la transizione nell’ambito di un audit di rinnovo, PJR ha stabilito che non sarà necessario alcun tempo aggiuntivo.

La nostra organizzazione sta valutando di trasferire a PJR la nostra certificazione accreditata ISO 9001:2015. In che modo la tempistica di transizione influisce sui nostri piani di trasferimento?

I requisiti saranno gli stessi sia che siate già clienti certificati PJR sia che siate candidati al trasferimento. PJR trasferirà un certificato ISO 9001:2015 fino al 30 marzo 2028. Dopo questa data, non possiamo garantire che tutte le attività di transizione vengano completate prima della scadenza di transizione.

Queste utili domande frequenti sulla transizione alla ISO 9001 sono disponibili anche per il download (disponibili solo in lingua inglese).

Per ulteriori domande o per richiedere assistenza, vi preghiamo di contattare PJR per un Project Manager.