Cos’è la ISO 9000?

La qualità è un aspetto che ogni azienda persegue, e spesso è difficile da raggiungere. La normale gestione aziendale presenta quotidianamente difficoltà legate all’efficienza ed alla qualità, come ad esempio un documento importante che non si trova o un cliente che trova un prodotto non all’altezza delle sue aspettative. In quale modo, un’azienda, potrebbe migliorare la qualità dei propri prodotti o servizi? La risposta è: ISO 9000.

Mentre gli standard continuano ad evolversi, ISO 9000 resta uno tra i più riconosciuti al mondo. Si tratta di uno standard per la gestione della qualità che presenta delle linee guida volte al miglioramento dell’efficienza aziendale e della soddisfazione del cliente. L’obiettivo della ISO 9000 è quello di inserire un sistema di gestione per la qualità all’interno dell’organizzazione, allo scopo di aumentare la produttività, ridurre i costi superflui e garantire la qualità dei processi e dei prodotti.

La ISO 9001:2008 trova applicazione in aziende ed organizzazioni che operano in settori diversi. Persino le società di servizi potranno applicarla, grazie al metodo basato sui processi. Inoltre, le linee guida generali favoriscono la flessibilità, oggi fondamentale per l’attività aziendale a livello mondiale.

Come funziona la ISO 9000?

La ISO 9000 è composta da una serie di linee guida che permettono alle aziende di stabilire, mantenere e migliorare un sistema di gestione per la qualità. É importante sottolineare che la ISO 9000 non sia un rigido set di requisiti, e che le organizzazioni abbiano tutta la flessibilità necessaria all’implementazione del proprio sistema di gestione per la qualità. Questa libertà consente l’utilizzo della ISO 9000 ad una vasta gamma di aziende, e di piccole o grandi imprese.

Uno degli aspetti fondamentali della ISO 9000 è il metodo basato sui processi. Invece che focalizzarsi sui singoli reparti di un’azienda o sui singoli processi, la ISO 9000 chiede all’azienda di concentrarsi su una visione d’insieme. Come interagiscono i processi? Possono integrarsi a vicenda? Quali sono gli aspetti più importanti di prodotti e servizi?

Una volta implementato questo metodo, basato sui processi, sarà possibile effettuare vari audit per verificare l’efficacia del proprio sistema di gestione della qualità. Principalmente, esistono tre tipi di audit – di prima, di seconda e di terza parte. Un audit interno, ad esempio, è un audit di prima parte. La ISO 9000 incoraggia (e richiede) questo tipo di audit, così che un’organizzazione possa ottenere più velocemente un feedback da parte di coloro che conoscono meglio l’azienda. Tuttavia, questo processo di audit non può essere considerato imparziale. Per questo motivo, gli audit di seconda parte permettono ai clienti di valutare le prestazioni di un’organizzazione. In alternativa agli audit di seconda parte, molte aziende scelgono di ottenere la certificazione ISO 9000 attraverso un audit di terza parte. In questo caso, un ente di certificazione indipendente si reca presso un’organizzazione, per valutarla in riferimento alle linee guida della ISO 9000. Nel caso in cui l’organizzazione soddisfi i requisiti dello standard, ottiene la certificazione ISO 9000 ed un marchio di qualità riconosciuto in tutto il mondo.

Perché è importante la ISO 9000?

L’importanza della ISO 9000 equivale all’importanza della qualità. Diverse aziende offrono prodotti e servizi, ma solo quelle che riescono a realizzare i prodotti migliori e ad offrire servizi più efficienti eccellono. Con la ISO 9000, un’azienda ha la capacità di identificare la radice di un problema e, perciò, trovare una soluzione. Migliorando l’efficienza, si possono aumentare i profitti.

Dal momento che un ampio numero di aziende implementa lo standard ISO 9000, viene a crearsi una catena di fornitori integra. Ogni azienda che prende parte al processo nello sviluppo, nella produzione e nel marketing di un prodotto, sa di essere parte di un sistema affidabile e riconosciuto ovunque.

Tuttavia, non è solo il mercato a riconoscere l’importanza della ISO 9000: anche i clienti riconoscono il valore della qualità. E dal momento che i clienti sono preziosi per le aziende, la ISO 9000 ha fatto della soddisfazione dei clienti il proprio scopo.

Quali sono i principi della ISO 9000?

1. Orientamento al cliente

Come detto, la soddisfazione del cliente è l’obiettivo principale di un’azienda. Se riesce a capire e rispondere alle esigenze dei clienti, l’azienda può intercettare correttamente il proprio mercato di riferimento, e quindi incrementare il fatturato, offrendo esattamente quei prodotti e servizi di cui i clienti hanno bisogno. Conoscere i bisogni dei clienti facilita un’assegnazione più adeguata ed efficace delle risorse e, soprattutto, riconoscendo l’attenzione che l’azienda dimostra verso i loro bisogni, i clienti si fidelizzeranno. E la fedeltà del cliente garantisce un profitto.

2. Una buona Leadership

Un gruppo di buoni leader contribuirà a stabilire unità e coordinamento nell’ambiente di lavoro. Il loro obiettivo sarà motivare tutti i soggetti coinvolti nel progetto; inoltre, dei validi leader riusciranno a minimizzare il rischio di incomprensioni tra i reparti. Il loro ruolo è strettamente connesso al prossimo principio della ISO 9000.

3. Coinvolgimento del personale

Il coinvolgimento di tutti, in un gruppo di lavoro, è un fattore cruciale per il suo successo. Il coinvolgimento porterà ognuno ad investire personalmente nel progetto, rendendo i lavoratori più motivati ed impegnati, puntando su innovazione e creatività ed utilizzando a pieno le proprie capacità, al fine di completare il progetto. Quando si sviluppa un forte interesse verso le prestazioni, si è entusiasti di partecipare al miglioramento continuo favorito dalla ISO 9000.

4. Gestione della qualità attraverso un metodo per processi

I risultati migliori si ottengono quando attività e risorse vengono gestiti insieme. Un sistema di gestione qualità per processi può ridurre i costi attraverso un efficace utilizzo delle risorse, del personale e del tempo. Quando un processo viene controllato nel suo insieme, la gestione si può concentrare sugli obiettivi importanti per il quadro generale, e dare loro una priorità per aumentarne l’efficacia.

5. Approccio sistemico alla gestione

Coordinare diversi gruppi di gestione potrebbe sembrare rischioso quanto uno scontro tra titani, ma se fatto nella maniera più corretta può portare ad un sistema di gestione efficiente ed efficace. Quando i leader si concentrano sugli obiettivi di un’organizzazione, si aiuteranno a vicenda per migliorare la produttività. Alcuni tra questi risultati comprendono l’integrazione e l’allineamento dei processi chiave. Inoltre, le parti interessate riconosceranno la coerenza, l’efficacia e l’efficienza che distinguono il sistema di gestione e le vostre capacità imprenditoriali conquisteranno la fiducia sia dei vostri fornitori che dei clienti.

6. Miglioramento continuo

Questo è un principio di grande importanza, e dovrebbe rappresentare l’obiettivo costante di qualsiasi organizzazione. Attraverso il miglioramento delle prestazioni, un’azienda può aumentare i profitti ed avere un vantaggio sui propri competitors. Se l’intera produzione è orientata verso il miglioramento continuo, le attività di miglioramento risulteranno allineate, portando ad uno sviluppo più veloce ed efficiente.

Essendo pronta al miglioramento ed al cambiamento, la vostra azienda avrà la flessibilità necessaria a reagire velocemente alle nuove opportunità.

7. Approccio decisionale concreto

Le decisioni più efficaci si basano sull’analisi e sull’interpretazione dei dati e delle informazioni. Prendendo decisioni consapevoli, un’organizzazione ha più probabilità di prendere la decisione giusta. Quando le aziende si abituano a questo percorso, riescono a dimostrare l’efficacia delle scelte fatte in passato, ottenendo più sicurezza anche nelle decisioni presenti e future.

8. I rapporti con i fornitori

É importante stabilire con i fornitori una relazione che porti benefici reciproci; una relazione di questo tipo crea valore per entrambi. Un fornitore che riconosce un beneficio reciproco nella relazione con l’azienda reagirà più velocemente nel momento in cui saranno necessarie risposte verso i bisogni dei clienti o verso i cambiamenti del mercato. Attraverso un contatto diretto ed una buona interazione con i fornitori, entrambe le aziende saranno capaci di ottimizzare risorse e costi.

Perché l’analisi delle cause principali e le azioni correttive sistemiche sono così importanti per gli standard che regolano i sistemi di gestione, come l’ISO 9001?

Quando ci si trova in situazioni che richiedono buone capacità di problem solving, è fondamentale individuare la causa del problema, così da riuscire a sviluppare delle soluzioni. Spesso, la causa più ovvia non è quella giusta, ed è per questo motivo che la ISO 9001 sottolinea l’importanza di individuare la/le causa/e principale/i di un problema. Potrebbero coesistere più ragioni, anche piccolissime, alla base del malfunzionamento di un processo, e l’individuazione delle cause reali potrebbe portare l’azienda ad un passo dalla soluzione ed all’implementazione delle azioni correttive.

Lo scopo di individuare le cause principali di un problema è migliorarne la gestione. Abituarsi a riconoscere le cause principali di un problema comporterà una riduzione degli effetti e degli errori, e la prevenzione di una ripetizione degli stessi. Individuare e correggere le cause principali favorirà anche una riduzione degli sforzi superflui, che implicherà anche una riduzione nei costi per il mantenimento della qualità. Nel momento in cui aumenteranno le azioni correttive, i processi guadagneranno in stabilità, ed il miglioramento continuo potrà proseguire con un numero di interruzioni sempre minore.

In quale modo la ISO 9000 interagisce con gli altri standard?

La ISO 9000 è lo standard che regola i sistemi per la gestione della qualità che più somiglia a molti altri sistemi di gestione basati sulla salute, la sicurezza, l’ambiente e la continuità aziendale, che possono essere integrati ad un sistema di gestione aziendale più generale. I vantaggi portati da questo sistema comprendono un allineamento degli interessi, la riduzione dei costi ed un miglioramento nell’efficienza. Avendo già implementato uno di questi sistemi, implementare gli altri sarà molto più facile; molti dei documenti richiesti per l’implementazione di un altro standard sarebbero già pronti, ed il personale sarà già abituato ai processi di audit. L’implementazione di standard diversi non migliorerà solo l’efficienza dell’organizzazione, ma anche l’integrità delle sue operazioni.

Cosa significa la ISO 9000 per me e per la mia azienda?

La ISO 9000 è una norma creata per aiutare le aziende nella realizzazione di prodotti conformi e di qualità, in maniera più semplice, fornendo delle precise indicazioni che favoriscano lo sviluppo di un sistema di gestione per la qualità all’interno dell’organizzazione. Il sistema avrà il compito di monitorare i progressi di un prodotto o di un servizio, attraverso ogni fase della produzione, dallo sviluppo al collaudo, dall’assemblaggio al feedback dei clienti.

Uno dei fondamenti della ISO 9000 è il miglioramento continuo. Nessuna azienda dovrebbe accontentarsi delle condizioni di un processo in un dato momento; al contrario, dovrebbe essere alla costante ricerca di alternative per rendere i processi sempre più efficaci. La ISO 9000 è stata scritta insieme alle menti più ambiziose del mondo imprenditoriale, ed è per questo che il miglioramento continuo rappresenta uno dei requisiti richiesti dallo standard, per stimolare il progresso e la ricerca della perfezione.

La ISO 9000 è uno standard riconosciuto a livello internazionale, che può sembrare scoraggiante per alcune piccole imprese. Come possono implementare lo stesso standard adottato dalle multinazionali? In realtà, è molto semplice. La ISO 9000 è una norma flessibile, che elenca dei requisiti che le aziende dovranno soddisfare, ma permette altresì che siano le stesse aziende a scegliere in quale modo farlo. Ciò aumenta lo spettro del campo di applicazione della ISO 9000, permettendo ad un vasto numero di imprese di creare il sistema di gestione per la qualità più adatto alle proprie esigenze.

La ISO 9000 viene percepita in qualsiasi ambito imprenditoriale del mondo, ed il suo successo è prova del suo valore. Concentrandosi sulla soddisfazione del cliente, grazie al sistema di gestione per la qualità della ISO 9000 prodotti e servizi possono migliore e svilupparsi. Attraverso una combinazione di miglioramento continuo ed azioni correttive –principi cardine della ISO 9000- le imprese possono creare processi che operino agevolmente ed efficacemente.

In che modo la mia piccola impresa potrà trarre dei vantaggi dalla certificazione ISO 9000?

Buone fondamenta rendono un’impresa più solida, e la ISO 9000 rappresenta delle buone fondamenta per tutte quelle piccole imprese che vogliano ampliare il proprio mercato. Introducendo un sistema di gestione per la qualità come quello proposto dalla ISO 9000 in una piccola impresa, la qualità dei processi migliorerà e, allo stesso tempo, diminuiranno i costi causati da eventuali inefficienze. Inoltre, le piccole imprese potranno pubblicizzare la certificazione alla norma internazionale ISO 9000: in questo modo, potrebbero crearsi opportunità che non avrebbero potuto esistere senza l’implementazione di un sistema per la gestione della qualità oggettivamente verificato.

Implementare un sistema di gestione come l’ISO 9000 potrebbe essere utile anche nel caso in cui vogliate vendere la vostra attività: l’integrità ed il valore della vostra piccola azienda saranno sotto gli occhi di tutti, con processi ben documentati che ne provano la qualità. La ISO 9000 sarà garante della reputazione della vostra impresa in qualsiasi situazione.