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Domande

Domande Frequenti e Risposte

BACKGROUNDCOSTIPOLITICHE DI AUDIT

In risposta alla mole di quesiti che ci arrivano dalle aziende che valutano gli enti certificatori, PJR ha preparato questa pagina di Domande e Risposte, a carattere generico, che comprende le domande più frequenti in merito al nostro background, ai costi di registrazione e alle politiche di audit.

Se il materiale a disposizione non risponde a tutte le vostre domande, chiamateci ai numeri 039/230.2121 (Monza) o 0823/354.874 (Caserta) per informazioni più dettagliate.

Background (27)

Quali garanzie esistono, nel caso in cui PJR dovesse cessare la propria attività di ente di certificazione? Quali sono le ripercussioni sulla nostra certificazione?

PJR è una solida azienda nonchè l’Ente di Certificazione N. 1 in Nord America per numero di certificati accreditati riportati all’IAAR (Independent Association of Accredited Registrars). Tuttavia, nella sfortunata ipotesi in cui ci dovessimo trovare costretti a chiudere o, per svariati motivi, perdere uno o tutti i nostri accreditamenti, PJR siglerà un Protocollo d’Intesa con un ente di registrazione accreditato, che vi permetterà di mantenere la condizione di organizzazione certificata alla norma volontaria di riferimento.

Per quali norme PJR è abilitata a offrire i propri servizi di certificazione accreditata?

PJR ha ottenuto svariati accreditamenti in diversi schemi di certificazione. Si prega di far riferimento alla pagina web di questo sito intitolata “Norme” per la lista aggiornata dei nostri servizi di certificazione.

Da chi è accreditata PJR?

Attualmente PJR è accreditata dai seguenti enti di accreditamento in svariati schemi:
PJR è accreditata dall’Ente di Certificazione Italiano (ACCREDIA), dal Consiglio di Accreditamento Nazionale ANSI-ASQ (ANAB), dal Consiglio di Accreditamento Giapponese (JAB), dal Servizio di Accreditamento del Regno Unito (UKAS), dall’Istituto di Metrologia del Brasile (INMETRO) e dall’Ente di Accreditamento Messicano (EMA).

Cos’è un accreditamento?

Alla pari di un’organizzazione certificata, anche noi alla Perry Johnson Registrars siamo soggetti a valutazione periodica da parte di organismi di accreditamento, che così facendo, accertano la nostra competenza a valutare ed attestare la conformità dei sistemi di gestione dei nostri clienti ai requisiti delineati nei documenti normativi di riferimento. Sono gli organismi di accreditamento che conferiscono valore e credibilità ai risultati delle nostre valutazioni e dimostrano l’impegno di PJR verso il miglioramento continuo.

Tutti gli auditor di PJR hanno la qualifica di Lead Auditor?

Non tutti i nostri auditor sono Lead Auditor, ma tutti i nostri team di audit sono guidati da un Lead Auditor. In un’ottica di miglioramento continuo, PJR è impegnata nella formazione continua dei propri auditor e di conseguenza anche nel raggiungimento della qualifica di Lead Auditor di tutto il proprio personale tecnico.

Chi sono gli auditor di PJR?

PJR dispone di un parco auditor formato sia da personale dipendente sia da liberi professionisti. Gli auditor di PJR hanno in media 15 anni di esperienza nel campo degli audit ed una media di 18 anni di esperienza nel campo della tutela della qualità.

Non selezioniamo i nostri auditor solo sulla base della loro competenza tecnica. Sebbene importante, questa non basta. Per noi alla PJR cordialità, capacità di esprimersi, puntualità, tenacia, discrezione e flessibilità sono alcune delle altre caratteristiche che ricerchiamo in un auditor.

Come garantite la competenza tecnica dei vostri auditor?

PJR segue la ISO 17021:2011 e le linee guida contenute nella ISO 19011:2012 per definire i propri criteri di selezione degli auditor per i sistemi di qualità. La ISO 19011:2012 definisce i requisiti di formazione, training, esperienza, qualità personali, capacità di gestione e formazione continua.

PJR conduce numerose valutazioni sui possibili auditor per garantire la competenza tecnica di ognuno di loro. Le valutazioni comprendono la verifica delle referenze, delle esperienze pregresse (lavorative e di audit) ed un test. Perché un auditor possa vantare competenza in una determinata area tecnica, dovrà dimostrare di possedere una buona combinazione di esperienza lavorativa, training/formazione ed esperienza in termini di giorni di audit.

I nostri auditor hanno maturato esperienze professionali nei più svariati campi, e ciò ci permette di avere sempre a disposizione l’auditor ideale per la Vostra azienda.

Da quanto tempo PJR è ente certificatore?

PJR è nata nel 1994, e il primo accreditamento risale al 1995.

Quali sono le vostre credenziali come ente di certificazione?

Perry Johnson Registrars, Inc. al momento è accreditata da sei diversi enti internazionali di accreditament;si avvale di uno staff di oltre 190 auditor, che hanno in media 15 anni di esperienza nel campo degli audit, e 18 anni di esperienza nel settore delle certificazioni di qualità.

È disponibile un elenco delle aziende certificate?

Sì. PJR conserva un Registro di tutte le aziende certificate. L’elenco aggiornato è consultabile online alla pagina “Chi Siamo – I clienti di PJR”.

Per l’elenco delle aziende precedentemente certificate da noi, si prega di chiamare i nostri uffici.

Qual è la politica di PJR in merito alla riservatezza sui clienti?

PJR, in linea con la ISO/IEC 17021:2011, si attiene ad una rigorosa riservatezza su qualsiasi informazione inerente i propri clienti.

PJR dispone di procedure che descrivono il processo di certificazione, il processo di candidatura e preparazione dell’offerta, l’appello, l’eventuale sospensione e revoca della certificazione ?

Sì, PJR disponde di procedure che descrivono sia l’intero processo di certificazione, dall’inizio alla fine, sia processi particolari quali gli appelli, i reclami, le sospensioni e le revoche, i trasferimenti di certificazione ecc. Tali procedure sono rese disponibili ai nostri clienti certificati, attravero l’accesso all’area riservata nel sito internet di PJR. Se siete interessati a prendere visioni delle nostre procedure, prima di certificarvi con noi, vi preghiamo di contattare i nostri uffici.

Come vengono avvisati i clienti in caso di modifiche al programma di registrazione di PJR? Ai clienti è permesso esprimere le proprie opinioni in merito alle eventuali modifiche? Entro quanto tempo i clienti devono implementare le modifiche, una volta ricevuta la comunicazione?

I clienti ricevono una comunicazione scritta relativamente a tutte le modifiche che riguardano il programma di registrazione. PJR accoglie positivamente i commenti, incoraggia il dialogo ed è più che propensa a lavorare insieme per risolvere i problemi dei clienti. Di solito, viene concesso un limite di tempo abbastanza ampio per poter implementare eventuali modifiche. Queste modifiche non devono necessariamente essere inoltrate attraverso una comunicazione scritta, ma vengono piuttosto monitorate dal Lead Auditor al successivo audit di sorveglianza.

PJR appalta alcune sue attività di registrazione ad altre organizzazioni? Se sì, in che modo, queste, vengono valutate da PJR?

PJR non è solita affidare le proprie attività ad altri enti certificatori per mantenere il proprio stato di accreditamento. Tuttavia, come gli altri enti, PJR lavora con auditor esterni che affiancano gli incaricati interni. PJR segue un rigoroso processo di valutazione, nei confronti degli auditor esterni, che comprende verifiche e training continui.

In quale modo si comunicano ai clienti negligenze nel sistema di qualità o un discostamento dai principi della norma? Entro quanto tempo è possibile realizzare le modifiche necessarie?

I clienti vengono messi al corrente su eventuali discostamenti dal sistema di qualità attraverso l’emissione di verbali di nonconformità (NCR) durante lo svolgimento dell’audit. In seguito, i clienti avranno 60-90 giorni di tempo per inoltrare le proprie azioni correttive e/o correzioni.

Viene richiesto l’invio del Manuale di Qualità? In quanto tempo PJR revisiona il documento?

PJR richiede l’invio, al Lead Auditor, del Manuale di Qualità prima dell’audit di registrazione. Il tempo necessario per l’analisi del Manuale di Qualità viene preventivamente specificato nell’Offerta Economica. Prima verrà inoltrata la documentazione, più tempo si avrà a disposizione per le azioni correttive. In seguito alla sottoscrizione ed accettazione del contratto, vi sarà richiesto di inviare il Manuale di Qualità, affinché venga revisionato ed approvato, prima di realizzare ed implementare qualsiasi modifica. Il Manuale di Qualità dovrà essere pronto all’uso prima della visita dell’ente certificatore. Se non verranno comunicate eventuali modifiche al Lead Auditor prima della data dell’audit, queste verranno esaminate dal Lead Auditor direttamente in sede.

Eventuali modifiche/revisioni al nostro Manuale dia Qualità necessitano di un riesame dopo l’audit iniziale di certificazione?

Di solito, no. PJR richiede che eventuali cambiamenti alla documentazione o modifiche siano comunicate alla PJR, anche se non necessariamente per iscritto. Le modifiche verranno esaminate in sede durante il successivo audit di sorveglianza, senza costi aggiuntivi.

PJR consiglia una prevalutazione?

La prevalutazione è facoltativa, e non richiesta da PJR. Tuttavia, sono numerosi i vantaggi che offre una prevalutazione, ivi compresa la possibilità di concentrare l’attenzione sulle debolezze del vostro attuale sistema di gestione, permettendovi di acquisire familiarità con gli audit e gli auditor di PJR, aumentando le vostre chance, in generale, di passare l’audit di registrazione. La prevalutazione richiede circa il 60% del tempo preventivato per l’audit di registrazione.

Se si opta per la prevalutazione, quando consigliate di farla?

PJR consiglia che la prevalutazione venga realizzata all’interno di una finestra di 90 giorni dall’audit di registrazione. Un periodo di tempo più lungo potrebbe causare il deterioramento del sistema di qualità a causa di inattenzione e staticità.

Quanta enfasi viene data alla prevalutazione?

PJR considera la prevalutazione uno step molto importante verso l’esito positivo di un audit di registrazione. Sebbene la prevalutazione sia assolutamente facoltativa, il 99% dei clienti di PJR che hanno scelto di sottoporsi ad una prevalutazione, ha passato l’audit di registrazione al primo tentativo.

Sarà necessaria una rivalutazione nel caso in cui si richieda una modifica allo scopo di registrazione?

Se la modifica richiesta è strettamente legata allo scopo attuale/al sistema di qualità, di solito deve essere esaminata ed approvata al successivo audit di sorveglianza, in modo che sia possibile contenere i costi. Qualora, invece, si trattasse di una modifica sostanziale che si discosta dallo scopo certificato, affinché venga approvata, sarà necessario effettuare una valutazione extra.

Quanto tempo impiega PJR a definire una data di audit, una volta ricevuta la richiesta di certificazione?

PJR ha molti auditor a disposizione, e riesce quindi a soddisfare ogni richiesta del cliente, incluse richieste di audit urgenti. Si ricorda che il certificato viene emesso solo dopo che il Comitato Esecutivo di PJR riesamina la documentazione dell’audit, e accolgie l’eventuale raccomandazione positiva formulata dal team di audit.

É possibile cancellare un audit già programmata?

PJR desidera coltivare la miglior relazione possibile con i propri clienti. In questo, è compresa la volontà di essere flessibili, anche per ciò che riguarda la programmazione degli audit di registrazione. Tuttavia, nel contratto di PJR esiste una clausola secondo la quale è possibile cancellare un audit con un preavviso di 21 giorni, oltre i quali per la cancellazione è possibile richiedere il pagamento di una penale.

Come vengono trattate le nonconformità durante un audit?

Le nonconformità possono essere sia maggiori che minori. Se l’audit di certificazione iniziale rivela solo nonconformità minori, il Lead Auditor raccomanderà l’organizzazione alla certificazione – lasciando in sospeso la chiusura delle azioni correttive. Il piano delle azioni correttive dovrà essere inviato all’auditor entro 90 gg per l’approvazione, mentre l’implementazione di tali azioni correttive sarà verificata in occasione del successivo audit di sorveglianza. In caso di nonconformità maggiori, salvo rari casi, verrà richiesta una nuova visita (limitata all’area della nonconformità), per valutare sia la correzzione che le azioni correttive implementate. Ad ogni modo, l’audit di PJR proseguirà, nonostante il rilevamento di nonconformità maggiori, e verrete informati su ogni eventuale inefficienza del vostro sistema di qualità prima che il team di audit lasci la vostra struttura. Questa comunicazione scritta è parte integrante della visita di audit.

Quanto tempo si ha per risolvere eventuali nonconformità?

Una proposta di azioni correttive dovrà essere inoltrata entro 60-90 giorni dall’audit all’auditor. PJR non addebita alcun costo per la chiusura delle azioni correttive, salvo nel caso in cui la chiusura riguardi nonconformità maggiori, per le quali è necessaria una verifica extra. Per le nonconformità maggiori il cliente deve inviare l’evidenza oggettiva dell’implementazione delle proprie azioni correttive entro 60-90 giorni dalla data dell’audit, o se richiesto dall’auditor, anche prima.

In quale misura PJR riesamina le osservazioni?

Le Osservazioni sono giudizi professionali dell’auditor in merito all’efficacia o all’attendibilità delle procedure e delle pratiche, le quali nonostante siano conformi alla norma applicabile possono rappresentare un punto di debolezza che può portare al fallimento del sistema. Sebbene non sia esattamente una Non conformità, un rilievo classificato da un valutatore come un’Osservazione, indica che secondo l’opinione del valutatore, è necessaria un’investigazione da parte dell’organizzazione al fine di assicurare l’efficacia globale del sistema verificato. Le Osservazioni dovrebbero essere un elemento in entrata (input) per il processo delle azioni preventive del cliente. Le Osservazioni possono essere documentate nel corso di un audit, ma non richiedono azioni correttive.

Costi (6)

Come vengono stabiliti i costi degli audit di registrazione?

Tutti gli enti certificatori hanno l’obbligo di seguire linee guida internazionali sui requisiti giorno-uomo per la norma di riferimento. I preventivi per gli audit di registrazione sono basati sul tempo stimato che si dovrebbe impiegare per l’audit. Tra i principali fattori utilizzati per stabilire il tempo stimato troviamo: la dimensione della struttura sottoposta ad audit; il numero degli addetti e la complessità delle operazioni (numero dei turni, numero delle linee di prodotto, natura del prodotto realizzato). Per le norme di qualità e ambiente, il documento di riferimento obbligatorio è la MD 5:2013 dello IAF.

Il preventivo viene fornito a pagamento?

No. Il preventivo dei servizi di PJR è gratuito.

Potete farci un esempio dei costi, così che possiamo stimare la tariffa che applichereste alla nostra situazione?

Sì, PJR può fornirvi una griglia contenente le tariffe relative ai tempi indicati, che potrà aiutarvi a stimare i costi di registrazione. Per avere una stima dei costi, vi invitiamo a chiamare lo 0823/354.874

E per quanto riguarda i costi di sorveglianza?

L’offerta economica di PJR si riferisce ad un triennio di certificazione, nel quale quindi viene considerata l’audit iniziale, e i due audit annuali di sorveglianza, oltre che ad una stima dei giorni-uomo dell’audit di rinnovo. La sorveglianza è un controllo a campione del sistema di qualità che verifica la continua stabilità del sistema stesso. Generalmente, la sorveglianza richiede circa 1/3 del tempo impiegato per l’audit iniziale.

Come vengono fatturati i costi di trasferta?

I costi di trasferta sono fatturati al prezzo di costo. Nel programmare un audit, i nostri coordinatori, sono addestrati a scegliere l’opzione più economica in termini di costi di trasferta.

Applicate delle “tariffe di certificazione”?

No. La nostra offerta economica è semplice e chiara, indicando i giorni-uomo richiesti e il costo totale per l’erogazione del nostro servizio. Non ci sono costi nascosti nè tariffe extra.

Politiche di Audit (8)

Disponete di un vostro programma di formazione e/o certificazione interna? Tale programma si basa su una norma specifica?

Sì. Gli audit interni di PJR vengono condotti due volte l’anno. Lo schema di audit segue i requisiti della ISO/IEC 17021 sia per gli audit del sistema di gestione della qualità (SGQ), che per gli audit del sistema di gestione ambientale (SGA).

Saremo in grado di verificare le credenziali degli auditor PJR? Se non soddisfatti di un auditor, avremo la possibilità di ricusarlo?

Se interessati alle credenziali di un auditor, basta chiedercelo e vi renderemo disponibili note biografiche relative all’auditor assegnatovi. La flessibilità ci contraddistingue! Se necessario, è possibile concordare delle modifiche all’audit team assegnatovi.

Come gestite i ricorsi relativi a determinati auditor?

I ricorsi verranno gestiti attraverso la nostra Divisione del Customer Service, secondo la procedura di gestione dei ricorsi di PJR; una situazione di questo tipo, potrebbe richiedere l’intervento sia del Presidente che del Responsabile del Programma di Audit.

Gli auditor che ci assegnerete hanno esperienza nel nostro settore industriale? Sono aggiornati in merito a ciò che facciamo e come lo facciamo?

PJR osserva rigorosamente i requisiti relativi alla professionalità ed all’esperienza degli auditor contenuti nelle norme ISO/IEC 17021:2011 e alla ISO 19011:2012

Quanto dura un certificato emesso da PJR?

L’attestato di certificazione ha tre anni di validità. Al termine del periodo di tre anni, verrà programmato un audit di rivalutazione per il rinnovo del certificato. Nell’arco di tempo che va dall’audit di registrazione iniziale fino al rinnovo del certificato, al termine dei 3 anni, i clienti vengono periodicamente esaminati, in base alle loro preferenze di sorveglianza: continua (audit ogni 6 mesi) o annuale (audit una volta all’anno). Per ulteriori dettagli, si prega di verificare la prossima risposta.

Con quale frequenza vengono eseguiti gli audit di sorveglianza?

Normalmente il programma di sorveglianza è annuale (ogni 12 mesi), anche se è raccomandato che l’organizzazione effettui una sorveglianza ogni 6 mesi. In entrambi i casi, le linee guida pubblicate dal Forum Internazionale per l’Accreditamento (IAF) richiedono che il tempo totale degli audit di sorveglianza sia uguale ad 1/3 del tempo dell’audit di registrazione iniziale, e che il tempo totale degli audit di rinnovo sia uguale ai 2/3 del tempo dedicato all’audit iniziale. Tuttavia, il tempo impiegato nell’audit di rinnovo può variare, rispetto agli obbligatori 2/3, in base a “rilevanti fattori che possono applicarsi unicamente all’organizzazione”, ivi compresi, ma non solo, quelli riportati nell’Allegato 2 della Guida IAF sulla candidature per la norma ISO/IEC Guida 62. La Guida è disponibile sul sito web della IAF www.iaf.nu alla sezione ‘Documentazione’.

La maggior parte dei clienti di PJR sceglie l’opzione della sorveglianza continua (ogni sei mesi), aper via dei vantaggi che offre. Con questo metodo, il vostro sistema di qualità viene costantemente tenuto sotto controllo. Con intervalli minori tra un audit e l’altro, il vostro sistema ha meno possibilità di cedere. In questo modo, ci sono meno probabilità che un auditor rilevi nonconformità gravi, che potrebbero aumentare i tempi e costi di correzione.

PJR concede l’autorizzazione all’uso del suo logo?

Sì, PJR vi concederà l’utlizzo sia del logo PJR sia del logo di accreditamento. Una volta completato il vostro iter di certificazione, vi invieremo il vostro certificato, una copia dei loghi applicabili in formato digitale e la nostra procedura di riferimento (PRO-03) per un corretto utilizzo del logo. Il cliente è caldamente invitato a leggere tale procedura prima di utilizzare i nostri loghi.

In cosa si distingue PJR rispetto agli altri enti di certificazione?

Fra il proprio parco clienti, PJR vanta molte grandi aziende che rientrano nell’elenco Fortune 500, ma PJR non dimentica l’importanza delle piccole e medie imprese. La relazione tra Ente Certificatore e cliente è a lungo termine, sviluppato attraverso una combinazione di comunicazione, professionalità degli auditor e servizio di qualità. I nostri vantaggi:

  • Possibilità di effettuare una visita preliminare, che però non è obbligatoria
  • Flessibilità nella programmazione della verifica ispettiva
  • Nessuna penale per spostamenti di data (con un ragionevole preavviso)
  • Nessun costo nascosto
  • Nessun costo per il preventivo
  • Nessun costo per la verifica delle azioni correttive
  • Personale sempre disponibile a rispondere ad ogni Vostra domanda
  • Cordialità, professionalità e serietà
  • Tre attestati di certificazione
  • Possibilità ad avere i certificati anche in lingua inglese
  • Possibilità di avere una targa di certificazione
  • Presenza globale
  • Pluralità di accreditamenti