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FAQs Background

Background

Quali garanzie esistono, nel caso in cui PJR dovesse cessare la propria attività di ente di certificazione? Quali sono le ripercussioni sulla nostra certificazione?

PJR è una solida azienda nonchè l’Ente di Certificazione N. 1 in Nord America per numero di certificati accreditati riportati all’IAAR (Independent Association of Accredited Registrars). Tuttavia, nella sfortunata ipotesi in cui ci dovessimo trovare costretti a chiudere o, per svariati motivi, perdere uno o tutti i nostri accreditamenti, PJR siglerà un Protocollo d’Intesa con un ente di registrazione accreditato, che vi permetterà di mantenere la condizione di organizzazione certificata alla norma volontaria di riferimento.

Per quali norme PJR è abilitata a offrire i propri servizi di certificazione accreditata?

PJR ha ottenuto svariati accreditamenti in diversi schemi di certificazione. Si prega di far riferimento alla pagina web di questo sito intitolata “Norme” per la lista aggiornata dei nostri servizi di certificazione.

Da chi è accreditata PJR?

Attualmente PJR è accreditata dai seguenti enti di accreditamento in svariati schemi:
PJR è accreditata dall’Ente di Certificazione Italiano (ACCREDIA), dal Consiglio di Accreditamento Nazionale ANSI-ASQ (ANAB), dal Consiglio di Accreditamento Giapponese (JAB), dal Servizio di Accreditamento del Regno Unito (UKAS), dall’Istituto di Metrologia del Brasile (INMETRO) e dall’Ente di Accreditamento Messicano (EMA).

Cos’è un accreditamento?

Alla pari di un’organizzazione certificata, anche noi alla Perry Johnson Registrars siamo soggetti a valutazione periodica da parte di organismi di accreditamento, che così facendo, accertano la nostra competenza a valutare ed attestare la conformità dei sistemi di gestione dei nostri clienti ai requisiti delineati nei documenti normativi di riferimento. Sono gli organismi di accreditamento che conferiscono valore e credibilità ai risultati delle nostre valutazioni e dimostrano l’impegno di PJR verso il miglioramento continuo.

Tutti gli auditor di PJR hanno la qualifica di Lead Auditor?

Non tutti i nostri auditor sono Lead Auditor, ma tutti i nostri team di audit sono guidati da un Lead Auditor. In un’ottica di miglioramento continuo, PJR è impegnata nella formazione continua dei propri auditor e di conseguenza anche nel raggiungimento della qualifica di Lead Auditor di tutto il proprio personale tecnico.

Chi sono gli auditor di PJR?

PJR dispone di un parco auditor formato sia da personale dipendente sia da liberi professionisti. Gli auditor di PJR hanno in media 15 anni di esperienza nel campo degli audit ed una media di 18 anni di esperienza nel campo della tutela della qualità.

Non selezioniamo i nostri auditor solo sulla base della loro competenza tecnica. Sebbene importante, questa non basta. Per noi alla PJR cordialità, capacità di esprimersi, puntualità, tenacia, discrezione e flessibilità sono alcune delle altre caratteristiche che ricerchiamo in un auditor.

Come garantite la competenza tecnica dei vostri auditor?

PJR segue la ISO 17021:2011 e le linee guida contenute nella ISO 19011:2012 per definire i propri criteri di selezione degli auditor per i sistemi di qualità. La ISO 19011:2012 definisce i requisiti di formazione, training, esperienza, qualità personali, capacità di gestione e formazione continua.

PJR conduce numerose valutazioni sui possibili auditor per garantire la competenza tecnica di ognuno di loro. Le valutazioni comprendono la verifica delle referenze, delle esperienze pregresse (lavorative e di audit) ed un test. Perché un auditor possa vantare competenza in una determinata area tecnica, dovrà dimostrare di possedere una buona combinazione di esperienza lavorativa, training/formazione ed esperienza in termini di giorni di audit.

I nostri auditor hanno maturato esperienze professionali nei più svariati campi, e ciò ci permette di avere sempre a disposizione l’auditor ideale per la Vostra azienda.

Da quanto tempo PJR è ente certificatore?

PJR è nata nel 1994, e il primo accreditamento risale al 1995.

Quali sono le vostre credenziali come ente di certificazione?

Perry Johnson Registrars, Inc. al momento è accreditata da sei diversi enti internazionali di accreditament;si avvale di uno staff di oltre 190 auditor, che hanno in media 15 anni di esperienza nel campo degli audit, e 18 anni di esperienza nel settore delle certificazioni di qualità.

È disponibile un elenco delle aziende certificate?

Sì. PJR conserva un Registro di tutte le aziende certificate. L’elenco aggiornato è consultabile online alla pagina “Chi Siamo – I clienti di PJR”.

Per l’elenco delle aziende precedentemente certificate da noi, si prega di chiamare i nostri uffici.

Qual è la politica di PJR in merito alla riservatezza sui clienti?

PJR, in linea con la ISO/IEC 17021:2011, si attiene ad una rigorosa riservatezza su qualsiasi informazione inerente i propri clienti.

PJR dispone di procedure che descrivono il processo di certificazione, il processo di candidatura e preparazione dell’offerta, l’appello, l’eventuale sospensione e revoca della certificazione ?

Sì, PJR disponde di procedure che descrivono sia l’intero processo di certificazione, dall’inizio alla fine, sia processi particolari quali gli appelli, i reclami, le sospensioni e le revoche, i trasferimenti di certificazione ecc. Tali procedure sono rese disponibili ai nostri clienti certificati, attravero l’accesso all’area riservata nel sito internet di PJR. Se siete interessati a prendere visioni delle nostre procedure, prima di certificarvi con noi, vi preghiamo di contattare i nostri uffici.

Come vengono avvisati i clienti in caso di modifiche al programma di registrazione di PJR? Ai clienti è permesso esprimere le proprie opinioni in merito alle eventuali modifiche? Entro quanto tempo i clienti devono implementare le modifiche, una volta ricevuta la comunicazione?

I clienti ricevono una comunicazione scritta relativamente a tutte le modifiche che riguardano il programma di registrazione. PJR accoglie positivamente i commenti, incoraggia il dialogo ed è più che propensa a lavorare insieme per risolvere i problemi dei clienti. Di solito, viene concesso un limite di tempo abbastanza ampio per poter implementare eventuali modifiche. Queste modifiche non devono necessariamente essere inoltrate attraverso una comunicazione scritta, ma vengono piuttosto monitorate dal Lead Auditor al successivo audit di sorveglianza.

PJR appalta alcune sue attività di registrazione ad altre organizzazioni? Se sì, in che modo, queste, vengono valutate da PJR?

PJR non è solita affidare le proprie attività ad altri enti certificatori per mantenere il proprio stato di accreditamento. Tuttavia, come gli altri enti, PJR lavora con auditor esterni che affiancano gli incaricati interni. PJR segue un rigoroso processo di valutazione, nei confronti degli auditor esterni, che comprende verifiche e training continui.

In quale modo si comunicano ai clienti negligenze nel sistema di qualità o un discostamento dai principi della norma? Entro quanto tempo è possibile realizzare le modifiche necessarie?

I clienti vengono messi al corrente su eventuali discostamenti dal sistema di qualità attraverso l’emissione di verbali di nonconformità (NCR) durante lo svolgimento dell’audit. In seguito, i clienti avranno 60-90 giorni di tempo per inoltrare le proprie azioni correttive e/o correzioni.

Viene richiesto l’invio del Manuale di Qualità? In quanto tempo PJR revisiona il documento?

PJR richiede l’invio, al Lead Auditor, del Manuale di Qualità prima dell’audit di registrazione. Il tempo necessario per l’analisi del Manuale di Qualità viene preventivamente specificato nell’Offerta Economica. Prima verrà inoltrata la documentazione, più tempo si avrà a disposizione per le azioni correttive. In seguito alla sottoscrizione ed accettazione del contratto, vi sarà richiesto di inviare il Manuale di Qualità, affinché venga revisionato ed approvato, prima di realizzare ed implementare qualsiasi modifica. Il Manuale di Qualità dovrà essere pronto all’uso prima della visita dell’ente certificatore. Se non verranno comunicate eventuali modifiche al Lead Auditor prima della data dell’audit, queste verranno esaminate dal Lead Auditor direttamente in sede.

Eventuali modifiche/revisioni al nostro Manuale dia Qualità necessitano di un riesame dopo l’audit iniziale di certificazione?

Di solito, no. PJR richiede che eventuali cambiamenti alla documentazione o modifiche siano comunicate alla PJR, anche se non necessariamente per iscritto. Le modifiche verranno esaminate in sede durante il successivo audit di sorveglianza, senza costi aggiuntivi.

PJR consiglia una prevalutazione?

La prevalutazione è facoltativa, e non richiesta da PJR. Tuttavia, sono numerosi i vantaggi che offre una prevalutazione, ivi compresa la possibilità di concentrare l’attenzione sulle debolezze del vostro attuale sistema di gestione, permettendovi di acquisire familiarità con gli audit e gli auditor di PJR, aumentando le vostre chance, in generale, di passare l’audit di registrazione. La prevalutazione richiede circa il 60% del tempo preventivato per l’audit di registrazione.

Se si opta per la prevalutazione, quando consigliate di farla?

PJR consiglia che la prevalutazione venga realizzata all’interno di una finestra di 90 giorni dall’audit di registrazione. Un periodo di tempo più lungo potrebbe causare il deterioramento del sistema di qualità a causa di inattenzione e staticità.

Quanta enfasi viene data alla prevalutazione?

PJR considera la prevalutazione uno step molto importante verso l’esito positivo di un audit di registrazione. Sebbene la prevalutazione sia assolutamente facoltativa, il 99% dei clienti di PJR che hanno scelto di sottoporsi ad una prevalutazione, ha passato l’audit di registrazione al primo tentativo.

Sarà necessaria una rivalutazione nel caso in cui si richieda una modifica allo scopo di registrazione?

Se la modifica richiesta è strettamente legata allo scopo attuale/al sistema di qualità, di solito deve essere esaminata ed approvata al successivo audit di sorveglianza, in modo che sia possibile contenere i costi. Qualora, invece, si trattasse di una modifica sostanziale che si discosta dallo scopo certificato, affinché venga approvata, sarà necessario effettuare una valutazione extra.

Quanto tempo impiega PJR a definire una data di audit, una volta ricevuta la richiesta di certificazione?

PJR ha molti auditor a disposizione, e riesce quindi a soddisfare ogni richiesta del cliente, incluse richieste di audit urgenti. Si ricorda che il certificato viene emesso solo dopo che il Comitato Esecutivo di PJR riesamina la documentazione dell’audit, e accolgie l’eventuale raccomandazione positiva formulata dal team di audit.

É possibile cancellare un audit già programmata?

PJR desidera coltivare la miglior relazione possibile con i propri clienti. In questo, è compresa la volontà di essere flessibili, anche per ciò che riguarda la programmazione degli audit di registrazione. Tuttavia, nel contratto di PJR esiste una clausola secondo la quale è possibile cancellare un audit con un preavviso di 21 giorni, oltre i quali per la cancellazione è possibile richiedere il pagamento di una penale.

Come vengono trattate le nonconformità durante un audit?

Le nonconformità possono essere sia maggiori che minori. Se l’audit di certificazione iniziale rivela solo nonconformità minori, il Lead Auditor raccomanderà l’organizzazione alla certificazione – lasciando in sospeso la chiusura delle azioni correttive. Il piano delle azioni correttive dovrà essere inviato all’auditor entro 90 gg per l’approvazione, mentre l’implementazione di tali azioni correttive sarà verificata in occasione del successivo audit di sorveglianza. In caso di nonconformità maggiori, salvo rari casi, verrà richiesta una nuova visita (limitata all’area della nonconformità), per valutare sia la correzzione che le azioni correttive implementate. Ad ogni modo, l’audit di PJR proseguirà, nonostante il rilevamento di nonconformità maggiori, e verrete informati su ogni eventuale inefficienza del vostro sistema di qualità prima che il team di audit lasci la vostra struttura. Questa comunicazione scritta è parte integrante della visita di audit.

Quanto tempo si ha per risolvere eventuali nonconformità?

Una proposta di azioni correttive dovrà essere inoltrata entro 60-90 giorni dall’audit all’auditor. PJR non addebita alcun costo per la chiusura delle azioni correttive, salvo nel caso in cui la chiusura riguardi nonconformità maggiori, per le quali è necessaria una verifica extra. Per le nonconformità maggiori il cliente deve inviare l’evidenza oggettiva dell’implementazione delle proprie azioni correttive entro 60-90 giorni dalla data dell’audit, o se richiesto dall’auditor, anche prima.

In quale misura PJR riesamina le osservazioni?

Le Osservazioni sono giudizi professionali dell’auditor in merito all’efficacia o all’attendibilità delle procedure e delle pratiche, le quali nonostante siano conformi alla norma applicabile possono rappresentare un punto di debolezza che può portare al fallimento del sistema. Sebbene non sia esattamente una Non conformità, un rilievo classificato da un valutatore come un’Osservazione, indica che secondo l’opinione del valutatore, è necessaria un’investigazione da parte dell’organizzazione al fine di assicurare l’efficacia globale del sistema verificato. Le Osservazioni dovrebbero essere un elemento in entrata (input) per il processo delle azioni preventive del cliente. Le Osservazioni possono essere documentate nel corso di un audit, ma non richiedono azioni correttive.